¿Qué es exactamente un informe de progreso?
Probablemente ya sabe lo que es un informe de progreso. En cambio, es muy posible que no domine todos sus matices o, lo que es peor, que piense que es algo bastante inútil. Así que pongámonos de acuerdo… Un informe de progreso es un documento que permite hacer un seguimiento y comunicar el estado de un proyecto, en un momento dado, a diferentes partes implicadas. Proporciona una visión de conjunto de las actividades realizadas, de las tareas completadas, de los resultados obtenidos y de los problemas que hayan podido surgir. Gracias a él, se puede evaluar el avance del proyecto y tomar decisiones basándose en la información actualizada. Un proyecto de CAD 3D, por ejemplo, para el diseño de una máquina, podría incluir los siguientes elementos:
- Descripción del proyecto: el informe puede empezar por una descripción detallada del proyecto, que incluya el objetivo de este, las especificaciones requeridas, las limitaciones técnicas, las exigencias funcionales y los plazos previstos.
- Fases del diseño: visión general de las diferentes fases del diseño que hay que seguir para diseñar la máquina utilizando el CAD 3D. Puede tratarse de la modelización inicial en 3D, la creación de ensamblajes, el añadido de las funcionalidades específicas, la optimización del rendimiento, etc.
- Modelos en 3D: presentación de los modelos en 3D creados para la máquina con ayuda de un software de CAD 3D. Estos modelos pueden mostrar la estructura de la máquina, los componentes individuales, las conexiones, los mecanismos, etc. Sirven para visualizar y validar el diseño.
- Resultados de las simulaciones: si se han realizado simulaciones para evaluar el rendimiento de la máquina, los resultados de dichas simulaciones pueden incluirse en el informe de progreso. Esto puede incluir análisis de resistencia de los materiales, simulaciones de movimiento, pruebas de colisión, etc.
- Problemas encontrados: mención de los problemas que hayan surgido a lo largo del proceso de diseño. Aquí se indicarán las dificultades técnicas, las limitaciones del software de CAD, los condicionantes de fabricación, los retrasos, etc. También pueden mencionarse las medidas que se han adoptado para resolver estos problemas.
- Progreso respecto del plan inicial: el informe puede proporcionar una comparativa entre el estado de avance real del proyecto y el plan inicial establecido. Esto permite evaluar si el proyecto está adelantado, atrasado o cumple el calendario previsto. Cualquier posible desvío respecto de dicho calendario puede explicarse y se pueden sugerir ajustes.
- Colaboraciones y comunicaciones: elaboración de un historial de las interacciones con los otros miembros del equipo de diseño, los proveedores, los colaboradores o los clientes. Esto incluye las reuniones, los intercambios de información, las solicitudes de aclaración, etc.
Fases siguientes: por último, el informe de progreso puede concluir con una presentación de las siguientes fases del proyecto. Esto puede incluir las tareas pendientes, los plazos siguientes, los entregables previstos, las pruebas que hay que realizar, etc. Siempre es posible simplificar el nivel de detalle de los informes, para dejar solo lo que es realmente útil.
¿Cómo influye un informe de progreso en el desarrollo de un proyecto?
Los informes de progreso forman parte del proceso global de gestión del proyecto y tienen una función esencial. Se prevén por adelantado en las fases de planificación, se completan en las fases de ejecución, permiten identificar las desviaciones y tomar medidas correctivas en las fases de seguimiento y control, facilitan la comunicación entre las partes interesadas y, por último, la información recogida ayuda a reevaluar y ajustar el proyecto. Si quiere elaborar un buen informe de progreso, es muy posible que se acabe perdiendo. Entonces, ¿qué se puede hacer para que todo este proceso sea más fluido?
La gama de soluciones CAD, CAM y PDM de TopSolid
- Mostrar al exterior el proyecto en su estado actual de una forma tridimensional, que no tiene por qué ser una representación realista. Para nosotros, esto se llama TopSolid Viewer: proporcionamos los datos y luego el interlocutor los carga y ve la misma cosa que nosotros tenemos en nuestro puesto.
- Autorizar a un usuario a conectarse a un Product Data Manager (PDM). Cuando lo hace, puede ver su máquina a través de una sencilla interfaz web o de un teléfono móvil o una tableta. En concreto, se le envía un enlace que le va a dar acceso.
- Último método: enviar por correo electrónico un simple enlace. Luego, el usuario se conecta desde un sitio web en el que se ha compartido con él información en 3D.
¿Cuándo hay que enviar un informe de progreso en el marco de un proyecto de CAD 3D?
El proceso arriba descrito puede producirse varias veces en el ciclo de diseño del producto. De lo que se trata es de interactuar repetidamente con el cliente, para que este pueda hacer modificaciones, ajustes, correcciones, etc. El historial debe permitir realizar un seguimiento de todas estas interacciones y ahí es donde el PDM juega un papel fundamental. Gracias a él, podemos saber todo lo que ha pasado. Sabemos si hemos enviado un prototipo a un cliente y en qué fecha, conocemos su respuesta y luego el proceso que se ha seguido tras dicha respuesta, etc. Todo queda reflejado en el entorno de gestión. Cuando se completa el proyecto, que está lleno de intercambios, comparticiones, conversaciones, puede empezar a revisarlo en realidad virtual. Siempre se trata de un proceso iterativo y es posible que quiera modificar diferentes decisiones de diseño. Si lo hace «a mano» (cambiar las decisiones de las fases de diseño), la complejidad puede llegar a ser inmanejable. Vale más que el sistema sea lo suficientemente inteligente para reconstruirlo todo solo, ya que, si no, puede acabar dedicándole muchísimo tiempo.
La piedra angular de un buen informe de progreso: el Product Data Manager
Probablemente, ya lo ha comprobado en sus proyectos: cada persona y cada empresa puede tener su propia definición de lo que debe ser un informe de progreso. De un formalismo nulo (el cliente no sabe nada o, por el contrario, tiene un acceso total y en tiempo real sin explicaciones) a un documento complejo y a veces totalmente inservible, las variaciones son infinitas. Leer también Ventajas y criterios de elección del PDM para el CAD/CAM Las técnicas de CAD 3D colaborativas, combinadas con un Product Data Manager (PDM) eficaz, son la clave. Con ellas se puede ganar tiempo y, al mismo tiempo, mejorar la simplicidad. También permiten normalizar los intercambios, reducir el riesgo de error, reunir y aprovechar los conocimientos e incluso proteger los datos. ¿Desea más información? ¡Contacte con nosotros!