Dans le cadre de la stratégie de développement d’une entreprise, l’ERP – Entreprise Ressource Planning – est un outil indispensable pour mieux structurer les processus métier et optimiser les coûts. Sa mise en place devient rapidement indispensable à la PME qui se heurte au caractère fastidieux des tâches de saisie et d’extraction « manuelles » des données. Le projet ERP s’impose également lorsque la solution en place ne s’adapte pas aux évolutions de l’entreprise, ou lorsque l’éditeur n’est plus en mesure de fournir les mises à jour nécessaires. Du choix approprié du logiciel, à son utilisation dans les meilleures conditions, l’implémentation d’un ERP nécessite de mobiliser du temps et des ressources humaines suffisantes. Voici nos 7 conseils pour bien gérer votre projet ERP.
1/Définir les objectifs de l’entreprise dans le cadre du projet ERP
1ère étape essentielle dans la gestion de votre projet ERP : déterminer les besoins de l’entreprise que le progiciel doit satisfaire. Il s’agit pour cela de se poser les bonnes questions :
- Pourquoi mettre en place un ERP ? Mieux piloter l’activité de l’entreprise : amélioration du suivi et de l’exploitation des données, remplacement d’une solution désuète aux évolutions de l’entreprise, remplacement d’un ensemble d’applications hétérogènes… Les raisons varient en fonction des spécificités de l’activité et de l’envergure de l’entreprise.
- Quels sont les points majeurs à améliorer ? Coordination des services via un outil de centralisation des informations, maîtrise des délais par normalisation et accélération des processus… Cette question doit être envisagée eu égard aux outils déjà en place au sein de la structure.
- Quelles sont les données clés de l’activité ? Ventes, production, approvisionnements, stocks, flux de trésorerie… La hiérarchisation des informations permet d’affiner le projet ERP.
La définition des objectifs s’opère au 1er niveau de décideurs : il est nécessaire que les dirigeants adhèrent au projet à l’unanimité, et qu’ils soient d’accord sur les orientations à suivre. Cette cohésion est déterminante du succès de la mise en place de l’ERP.
2/Rédiger un cahier des charges complet
Une fois les objectifs clairement déterminés, il est impératif de les mettre par écrit. En formalisant le projet ERP dans un cahier des charges, l’entreprise dispose d’un support matériel à consulter en cas de doute, et assoit la légitimité du projet ainsi validé en amont par écrit.
Le cahier des charges reprend les besoins et objectifs de l’entreprise, et précise :
- Le déroulement des processus internes propres à l’activité.
- Les spécificités métier et les contraintes qui en découlent.
En affinant au maximum le projet dans le cahier des charges, vous vous facilitez le choix de l’ERP au moment de comparer plusieurs solutions, et vous vous assurez de trouver le logiciel le mieux adapté.
3/Mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP
La réussite du projet ERP est en grande partie conditionnée par la mobilisation des ressources humaines nécessaires et compétentes. Il faut désigner le bon nombre de personnes, composer l’équipe de manière stratégique et déterminer le temps qu’elle doit consacrer à la gestion du projet ERP.
- Le nombre de personnes dédiées à la mise en place du logiciel dépend de l’effectif de l’entreprise et du niveau de complexité de l’outil.
- La composition de l’équipe doit obligatoirement inclure un chef de projet désigné en interne. Il est judicieux de choisir une personne occupant une fonction technique mais dont le poste offre une vision transversale de l’entreprise et de ses activités. Un échantillon représentatif d’utilisateurs clés du logiciel l’accompagnent. Le chef de projet reste en tout état de cause le référent unique des utilisateurs de l’ERP : sa légitimité doit être indiscutable.
- Un suivi de gestion du projet ERP doit être assuré par la direction, qui intervient ponctuellement lors des réunions de planning ou au moment de prendre les décisions stratégiques.
Il est recommandé de mobiliser l’équipe en charge de manière partielle seulement, mais sur du long terme.
4/Choisir le bon logiciel ERP
Etape clé du projet, le choix du logiciel ERP doit être effectué avec soin : la mise en place de l’outil exige un investissement en temps et en argent, qui doit pouvoir être rentabilisé sur la durée. Pour ne pas faire d’erreur, commencez par établir une shortlist des solutions adaptées au regard du cahier des charges. 3 critères prépondérants dans l’établissement de cette liste :
- Choisissez un logiciel adapté à votre métier. Ses fonctionnalités et son interface spécifiques vous assurent une utilisation optimale, et d’autant plus de bénéfices.
- Préférez une solution personnalisable. Vous maîtrisez ainsi l’exploitation utile de vos données, et gagnez en autonomie sur le long terme.
- Veillez à ce que l’éditeur propose un accompagnement de qualité sur la durée. Le service de support assuré par le prestataire est indispensable pour la mise en œuvre d’un projet pérenne. Un interlocuteur unique permet de faciliter les échanges lors du déploiement, et contribue à la bonne prise en main de l’outil. La qualité et la fréquence des formations sont également des points essentiels pour assurer la réussite du projet ERP.
Une fois votre shortlist établie, vous pouvez demander une démonstration aux différents éditeurs, pour affiner votre choix et adopter l’ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise.
Avantages d’un projet ERP métier vs la verticalisation d’un ERP généraliste
Vous souhaitez gagner en performance ? Il est donc impératif que le projet ERP soit en mesure de répondre à vos problématiques métier. Outre la conception d’un outil sur mesure, il est également possible de verticaliser un ERP généraliste ou opter pour un ERP orienté métier.
L’adaptation des standards d’un ERP généraliste aux spécificités métier de l’entreprise, appelée verticalisation, implique l’intervention d’un intégrateur projet … qui n’est pas automatiquement spécialiste métier. La prestation est tout à fait légitime, mais présente de fortes contraintes en termes de temps et de budget. En effet, l’intégrateur du projet ERP doit comprendre le métier dans sa globalité, afin de pouvoir répondre de manière précise à ses diverses problématiques. Il devra bien souvent développer des modules spécifiques, comme par exemple pour la gestion et les définitions des matières en sous-traitance mécanique. Sans oublier que chaque spécificité fonctionnelle entraînera dans son sillage une adaptation des processus ! Le volume de travail peut s’avérer conséquent, d’autant que chaque nouvelle version donnera lieu à une migration, et une série d’adaptations techniques supplémentaires. La mise en œuvre du projet de verticalisation d’un ERP transversal est donc complexe, longue et coûteuse. Il faut en être conscient avant d’opter pour cette solution.
A l’inverse, l’ERP orienté métier constitue une solution prête à l’emploi, intégrant les modules en natif adaptés au métier. Ses fonctionnalités ont été réfléchies, développées et améliorées en fonction des différents retours d’expérience, par un éditeur spécialisé. Ainsi l’outil adresse de manière très précise toutes les problématiques spécifiques à tel ou tel métier. L’avantage non négligeable réside dans le fait que ce type d’ERP standard ne nécessite que peu d’adaptations fonctionnelles et des phases de test très courtes en cas de changement de version. Bénéficiant d’un déploiement simple et rapide, le projet ERP métier apparaît comme la solution la plus avantageuse à tous les niveaux.
5/Former les utilisateurs en continu
Un bon ERP évolue avec les avancées technologiques, mais aussi avec le développement interne de l’entreprise. Pour un bon investissement, il est primordial de choisir un éditeur solide en mesure d’adapter ses outils au fur et à mesure des besoins clients. Et pour profiter de ces évolutions, il est indispensable que l’éditeur assure la formation continue des utilisateurs de l’ERP dans l’entreprise.
6/De l’importance du projet ERP dans un contexte d’Industrie 4.0
Dans l’industrie manufacturière, la nouvelle manière d’organiser les moyens de production à travers les technologies numériques, confère un rôle central au projet ERP. Qu’elles soient techniques, commerciales, liées à la conception, aux standards de qualité ou aux stocks, l’ensemble des informations transitant entre les différents services, convergent vers cet organe central. Elles sont alors centralisées, coordonnées, analysées puis redistribuées en temps réel. Et les différents outils numériques utilisés dans les processus intra et interservices (logiciels de CFAO, machines-outils, machines de mesures, robots, solutions RFID, stockeurs, …) fonctionnent à partir de ces données ! CQFD pour la partie purement technique.
Il convient également de rappeler que dans le cadre de l’Industrie 4.0, le projet ERP doit contribuer à répondre à des enjeux majeurs, quel que soit le secteur d’activité : créer et livrer des produits toujours plus complexes et personnalisées, dans des délais toujours plus courts, tout en réduisant les coûts de production pour l’entreprise. Oui, mais comment ?
La clé de succès d’un projet ERP réside en premier lieu dans son interconnexion constante avec les systèmes internes (outils de production, GPAO, PDM des logiciels CFAO, …) et externes (plateformes clients/fournisseurs, stocks, …). Pourquoi ?
- L’information est la même pour tous à chaque moment
- Les données peuvent être consultées en mobilité
- Les données techniques sont modélisées de manière très précise et détaillée
- Chaque fonctionnel métier est interconnecté et étendu vers les systèmes MES (Manufacturing Execution System)
- La traçabilité des process ascendants et descendants est garantie
- Le travail collaboratif est favorisé
Véritables leviers de réussite, ces bénéfices permettent de simplifier et accélérer le travail au sein des processus ainsi que de prendre des décisions pertinentes. De ce fait, la réactivité pour s’adapter au contexte de production est améliorée et l’efficacité renforcée. Au final, l’entreprise gagne en productivité et maximise la satisfaction de ses clients en termes quantitatifs (respect des échéances de livraison) et qualitatifs (réactivité, justesse de l’information, conseils pertinents et adaptation des produits à la demande). Le projet ERP s’inscrit donc bien comme élément central de l’industrie 4.0.
7/Pourquoi choisir TopSolid’Erp ?
Par expérience lorsqu’une entreprise utilise des logiciels de CFAO, la communication avec son ERP se révèle aussi complexe que coûteuse. Or la performance à l’ère de l’industrie 4.0 tient en grande partie à la bonne interopérabilité entre les différents outils numériques, ainsi qu’à la pérennisation des bénéfices qui en découlent.
L’avantage de la chaîne numérique TopSolid réside dans l’intégration complète des processus liés au métier et des données CFAO dans le projet ERP. Bénéficiant d’une gestion industrielle native CAO/FAO/ERP/PDM la solution présente des atouts notables :
- Une pré-configuration métier ouverte à la personnalisation pour être toujours en adéquation avec les spécificités stratégiques et décisionnelle de ses clients, en fonction des spécificités des clients
- Une ergonomie étudiée pour permettre une prise en main rapide et un temps d’utilisation optimisé pour toute action de recherche, d’accès et de saisie
- Une interface adaptable selon les profils utilisateurs
- La maîtrise des processus d’approvisionnement et vente
- La gestion précise et en temps réel de la production, grâce à un module d’ordonnancement algorithmique en natif
- Des outils de pilotage d’activité pour augmenter l’efficacité et la réactivité opérationnelles, et prendre ainsi des décisions pertinentes et adaptées
- Un périmètre fonctionnel complet répondant aux normes qualité ISO 9001 et EN 9100.
- Une gestion documentaire intégrée garantissant la traçabilité du versioning des documents internes et externes.
Au sein d’un périmètre fonctionnel large et d’un système centralisé, la suite logicielle TopSolid permet non seulement une circulation optimale des informations (CFAO, achats et ventes, stocks, comptabilité, …) mais aussi une dynamisation des processus qui y sont liés liés. Automatisation des tâches de saisie, meilleure cohérence entre dossiers de fabrication et flux de production, suppression des erreurs et traçabilité … choisir TopSolid’Erp, c’est s’assurer de gagner en temps, en fiabilité, en agilité et en réactivité : le cocktail stratégique idéal pour augmenter significativement la productivité et améliorer les performances de l’entreprise sur le long terme !
Conclusion
De la préparation à la réalisation du projet, la mise en place d’un logiciel ERP peut s’avérer fastidieuse et semée d’embûches, à moins de suivre quelques bons conseils. Sa réussite implique en effet de se préparer minutieusement en amont du projet ERP : la définition de vos objectifs, l’élaboration du cahier des charges et la mobilisation d’une équipe dédiée … ces étapes sont aussi importantes que la sélection même du logiciel. Et au moment de choisir, pensez long terme ! L’éditeur doit être en mesure d’offrir un accompagnement personnalisé, une adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise et la formation continue de vos équipes. Ciblée production mécanique, tôlerie, chaudronnerie et composite, TopSolid’Erp est une solution ERP complète intégrant la CFAO, mise en place par des experts qui vous accompagnent dans la durée, et se positionnent comme de véritables partenaires de la réussite de votre projet ERP !
La gamme de solutions CAO, FAO, ERP TopSolid
