7 conseils pour bien gérer votre projet ERP

7 conseils pour bien gérer votre projet ERP

Dans le cadre de la stratégie de développement d’une entreprise, l’ERP – Entreprise Ressource Planning – est un outil indispensable pour mieux structurer les processus métier et optimiser les coûts. Sa mise en place devient rapidement indispensable à la PME qui se heurte au caractère fastidieux des tâches de saisie et d’extraction « manuelles » des données. Le projet ERP s’impose également lorsque la solution en place ne s’adapte pas aux évolutions de l’entreprise, ou lorsque l’éditeur n’est plus en mesure de fournir les mises à jour nécessaires. Du choix approprié du logiciel, à son utilisation dans les meilleures conditions, l’implémentation d’un ERP nécessite de mobiliser du temps et des ressources humaines suffisantes. Voici nos 7 conseils pour bien gérer votre projet ERP.

1/Définir les objectifs de l’entreprise dans le cadre du projet ERP

 

1ère étape essentielle dans la gestion de votre projet ERP : déterminer les besoins de l’entreprise que le progiciel doit satisfaire. Il s’agit pour cela de se poser les bonnes questions :

 

  • Pourquoi mettre en place un ERP ? Mieux piloter l’activité de l’entreprise : amélioration du suivi et de l’exploitation des données, remplacement d’une solution désuète aux évolutions de l’entreprise, remplacement d’un ensemble d’applications hétérogènes… Les raisons varient en fonction des spécificités de l’activité et de l’envergure de l’entreprise.
  • Quels sont les points majeurs à améliorer ? Coordination des services via un outil de centralisation des informations, maîtrise des délais par normalisation et accélération des processus… Cette question doit être envisagée eu égard aux outils déjà en place au sein de la structure.
  • Quelles sont les données clés de l’activité ? Ventes, production, approvisionnements, stocks, flux de trésorerie… La hiérarchisation des informations permet d’affiner le projet ERP.

La définition des objectifs s’opère au 1er niveau de décideurs : il est nécessaire que les dirigeants adhèrent au projet à l’unanimité, et qu’ils soient d’accord sur les orientations à suivre. Cette cohésion est déterminante du succès de la mise en place de l’ERP.

 

2/Rédiger un cahier des charges complet

 

Une fois les objectifs clairement déterminés, il est impératif de les mettre par écrit. En formalisant le projet ERP dans un cahier des charges, l’entreprise dispose d’un support matériel à consulter en cas de doute, et assoit la légitimité du projet ainsi validé en amont par écrit.

Le cahier des charges reprend les besoins et objectifs de l’entreprise, et précise :

  • Le déroulement des processus internes propres à l’activité.
  • Les spécificités métier et les contraintes qui en découlent.

En affinant au maximum le projet dans le cahier des charges, vous vous facilitez le choix de l’ERP au moment de comparer plusieurs solutions, et vous vous assurez de trouver le logiciel le mieux adapté.

3/Mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP

 

La réussite du projet ERP est en grande partie conditionnée par la mobilisation des ressources humaines nécessaires et compétentes. Il faut désigner le bon nombre de personnes, composer l’équipe de manière stratégique et déterminer le temps qu’elle doit consacrer à la gestion du projet ERP.

  • Le nombre de personnes dédiées à la mise en place du logiciel dépend de l’effectif de l’entreprise et du niveau de complexité de l’outil.
  • La composition de l’équipe doit obligatoirement inclure un chef de projet désigné en interne. Il est judicieux de choisir une personne occupant une fonction technique mais dont le poste offre une vision transversale de l’entreprise et de ses activités. Un échantillon représentatif d’utilisateurs clés du logiciel l’accompagnent. Le chef de projet reste en tout état de cause le référent unique des utilisateurs de l’ERP : sa légitimité doit être indiscutable.
  • Un suivi de gestion du projet ERP doit être assuré par la direction, qui intervient ponctuellement lors des réunions de planning ou au moment de prendre les décisions stratégiques.

Il est recommandé de mobiliser l’équipe en charge de manière partielle seulement, mais sur du long terme.

4/Choisir le bon logiciel ERP

 

Etape clé du projet, le choix du logiciel ERP doit être effectué avec soin : la mise en place de l’outil exige un investissement en temps et en argent, qui doit pouvoir être rentabilisé sur la durée. Pour ne pas faire d’erreur, commencez par établir une shortlist des solutions adaptées au regard du cahier des charges. 3 critères prépondérants dans l’établissement de cette liste :

 

  1. Choisissez un logiciel adapté à votre métier. Ses fonctionnalités et son interface spécifiques vous assurent une utilisation optimale, et d’autant plus de bénéfices.
  2. Préférez une solution personnalisable. Vous maîtrisez ainsi l’exploitation utile de vos données, et gagnez en autonomie sur le long terme.
  3. Veillez à ce que l’éditeur propose un accompagnement de qualité sur la durée. Le service de support assuré par le prestataire est indispensable pour la mise en œuvre d’un projet pérenne. Un interlocuteur unique permet de faciliter les échanges lors du déploiement, et contribue à la bonne prise en main de l’outil. La qualité et la fréquence des formations sont également des points essentiels pour assurer la réussite du projet ERP.

Une fois votre shortlist établie, vous pouvez demander une démonstration aux différents éditeurs, pour affiner votre choix et adopter l’ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise.

 

 

Avantages d’un projet ERP métier vs la verticalisation d’un ERP généraliste 

Vous souhaitez gagner en performance ? Il est donc impératif que le projet ERP soit en mesure de répondre à vos problématiques métier. Outre la conception d’un outil sur mesure,  il est également possible de verticaliser un ERP généraliste ou opter pour un ERP orienté métier.

L’adaptation des standards d’un ERP généraliste aux spécificités métier de l’entreprise, appelée verticalisation, implique l’intervention d’un intégrateur projet … qui n’est pas automatiquement spécialiste métier. La prestation est tout à fait légitime, mais présente de fortes contraintes en termes de temps et de budget. En effet, l’intégrateur du projet ERP doit comprendre le métier dans sa globalité, afin de pouvoir répondre de manière précise à ses diverses problématiques. Il devra bien souvent développer des modules spécifiques, comme par exemple pour la gestion et les définitions des matières en sous-traitance mécanique. Sans oublier que chaque spécificité fonctionnelle entraînera dans son sillage une adaptation des processus ! Le volume de travail peut s’avérer conséquent, d’autant que chaque nouvelle version donnera lieu à une migration, et une série d’adaptations techniques supplémentaires. La mise en œuvre du projet de verticalisation d’un ERP transversal est donc complexe, longue et coûteuse. Il faut en être conscient avant d’opter  pour cette solution.

A l’inverse, l’ERP orienté métier constitue une solution prête à l’emploi, intégrant les modules en natif adaptés au métier. Ses fonctionnalités ont été réfléchies, développées et améliorées en fonction des différents retours d’expérience, par un éditeur spécialisé. Ainsi l’outil adresse de manière très précise toutes les problématiques spécifiques à tel ou tel métier. L’avantage non négligeable réside dans le fait que ce type d’ERP standard ne nécessite que peu d’adaptations fonctionnelles et des phases de test très courtes en cas de changement de version. Bénéficiant d’un déploiement simple et rapide, le projet ERP métier apparaît comme la solution  la plus avantageuse à tous les niveaux.

 

5/Former les utilisateurs en continu

 

Un bon ERP évolue avec les avancées technologiques, mais aussi avec le développement interne de l’entreprise. Pour un bon investissement, il est primordial de choisir un éditeur solide en mesure d’adapter ses outils au fur et à mesure des besoins clients. Et pour profiter de ces évolutions, il est indispensable que l’éditeur assure la formation continue des utilisateurs de l’ERP dans l’entreprise.

 

6/De l’importance du projet ERP dans un contexte d’Industrie 4.0

Dans l’industrie manufacturière, la nouvelle manière d’organiser les moyens de production à travers les technologies numériques, confère un rôle central au projet ERP. Qu’elles soient techniques, commerciales, liées à la conception, aux standards de qualité ou aux stocks, l’ensemble des informations transitant entre les différents services, convergent vers cet organe central. Elles sont alors centralisées, coordonnées, analysées puis redistribuées en temps réel.  Et les différents outils numériques utilisés dans les processus intra et interservices (logiciels de CFAO, machines-outils, machines de mesures, robots, solutions RFID, stockeurs, …) fonctionnent  à partir de ces données ! CQFD pour la partie purement technique.

Il convient également de rappeler que dans le cadre de l’Industrie 4.0, le projet ERP doit contribuer à répondre à des enjeux majeurs, quel que soit le secteur d’activité : créer et livrer des produits toujours plus complexes et personnalisées, dans des délais toujours plus courts, tout en réduisant les coûts de production pour l’entreprise. Oui, mais comment ?

La clé de succès d’un projet ERP réside en premier lieu dans son interconnexion constante avec les systèmes internes (outils de production, GPAO, PDM des logiciels CFAO, …) et externes (plateformes clients/fournisseurs, stocks, …). Pourquoi ?

  • L’information est la même pour tous à chaque moment
  • Les données peuvent être consultées en mobilité
  • Les données techniques sont modélisées de manière très précise et détaillée
  • Chaque fonctionnel métier est interconnecté et étendu vers les systèmes MES (Manufacturing Execution System)
  • La traçabilité des process ascendants et descendants est garantie
  • Le travail collaboratif est favorisé

Véritables leviers de réussite, ces bénéfices permettent de simplifier et accélérer le travail au sein des processus ainsi que de prendre des décisions pertinentes. De ce fait, la réactivité pour s’adapter au contexte de production est améliorée et l’efficacité renforcée. Au final, l’entreprise gagne en productivité et maximise la satisfaction de ses clients en termes quantitatifs (respect des échéances de livraison) et qualitatifs (réactivité, justesse de l’information, conseils pertinents et adaptation des produits à la demande). Le projet ERP s’inscrit donc bien comme élément central de l’industrie 4.0.

 

7/Pourquoi choisir TopSolid’Erp ?

 

Par expérience lorsqu’une entreprise utilise des logiciels de CFAO, la communication avec son ERP se révèle aussi complexe que coûteuse. Or la performance à l’ère de l’industrie 4.0 tient en grande partie à la bonne interopérabilité entre les différents outils numériques, ainsi qu’à la pérennisation des bénéfices qui en découlent.

L’avantage de la chaîne numérique TopSolid réside dans l’intégration complète des processus liés au métier et des données CFAO dans le projet ERP.  Bénéficiant d’une gestion industrielle native CAO/FAO/ERP/PDM la solution présente des atouts notables :

  • Une pré-configuration métier ouverte à la personnalisation pour être toujours en adéquation avec les spécificités stratégiques et décisionnelle de ses clients, en fonction des spécificités des clients
  • Une ergonomie étudiée pour permettre une prise en main rapide et un temps d’utilisation optimisé pour toute action de recherche, d’accès et de saisie
  • Une interface adaptable selon les profils utilisateurs
  • La maîtrise des processus d’approvisionnement et vente
  • La gestion précise et en temps réel de la production, grâce à un module d’ordonnancement algorithmique en natif
  • Des outils de pilotage d’activité pour augmenter l’efficacité et la réactivité opérationnelles, et prendre ainsi des décisions pertinentes et adaptées
  • Un périmètre fonctionnel complet répondant aux normes qualité ISO 9001 et EN 9100.
  • Une gestion documentaire intégrée garantissant la traçabilité du versioning des documents internes et externes.

 

Au sein d’un périmètre fonctionnel large et d’un système centralisé, la suite logicielle TopSolid permet non seulement une circulation optimale des informations (CFAO, achats et ventes, stocks, comptabilité, …) mais aussi une dynamisation des processus qui y sont liés liés. Automatisation des tâches de saisie, meilleure cohérence entre dossiers de fabrication et flux de production, suppression des erreurs et traçabilité … choisir TopSolid’Erp, c’est s’assurer de gagner en temps, en fiabilité, en agilité et en réactivité : le cocktail stratégique idéal pour augmenter significativement la productivité et améliorer les performances de l’entreprise sur le long terme !

 

Conclusion

De la préparation à la réalisation du projet, la mise en place d’un logiciel ERP peut s’avérer fastidieuse et semée d’embûches, à moins de suivre quelques bons conseils. Sa réussite implique en effet de se préparer minutieusement en amont du projet ERP : la définition de vos objectifs, l’élaboration du cahier des charges et la mobilisation d’une équipe dédiée … ces étapes sont aussi  importantes que la sélection même du logiciel. Et au moment de choisir, pensez long terme ! L’éditeur doit être en mesure d’offrir un accompagnement personnalisé, une adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise et la formation continue de vos équipes. Ciblée production mécanique, tôlerie, chaudronnerie et composite, TopSolid’Erp est une solution ERP complète intégrant la CFAO, mise en place par des experts qui vous accompagnent dans la durée, et se positionnent comme de véritables partenaires de la réussite de votre projet ERP !

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Achat ou location de logiciel de CFAO : quel modèle économique choisir ?

Achat ou location de logiciel de CFAO : quel modèle économique choisir ?

Au moment de choisir votre solution CFAO, plusieurs arguments rentrent en ligne de compte : fonctionnalités, performance, accompagnement… Parmi les nombreux critères de choix, une problématique, inévitablement, se révèle centrale : le prix. Pour répondre à une problématique financière répandue, les éditeurs proposent une alternative à l’achat de licence : la location. Achat ou location de logiciel de CFAO : quels sont les avantages et les inconvénients de chaque modèle économique ? Zoom sur vos options.

Avantages et inconvénients de la location de logiciel de CFAO.

Le système de location de logiciel de CFAO se base sur le cloud et fonctionne en mode SaaS :

  • A échéances préalablement déterminées, l’abonné paye le prix convenu par utilisateur, sur une durée illimitée. A noter : en location de solution CFAO, la plupart des éditeurs proposent un contrat sur une durée déterminée, renouvelable tacitement.
  • Pendant toute la durée de l’abonnement, en contrepartie du paiement du prix, l’utilisateur a accès aux fonctionnalités du logiciel en ligne. Les données sont hébergées et stockées en ligne, sur le cloud, par l’intermédiaire de l’éditeur.

L’abonné résilie son contrat de location de logiciel de CFAO dans le respect des modalités telles qu’indiquées au moment de la souscription. Dès lors : il cesse de payer le prix de la location, il n’a plus accès aux services ni à ses données hébergées sur le cloud.

Ce modèle présente un avantage majeur : l’entreprise ne paye pas le prix de la solution CFAO en une seule fois, les paiements sont échelonnés dans le temps. Ce critère est particulièrement attractif lorsque la trésorerie est insuffisante. Mais attention, l’argument du prix ne peut être décisif : cumulé dans le temps, le montant total des échéances, in fine, est supérieur au prix d’achat d’une licence pour un logiciel de CFAO similaire.

Autre avantage à louer sa solution CFAO : simplifier les démarches. Nul besoin d’installer un logiciel en interne, les mises à jour du logiciel sont prises en charge par l’éditeur et effectuées automatiquement. Le fonctionnement, généralement très intuitif, permet en outre une prise en main facile et rapide quel que soit le niveau de compétences en informatique des utilisateurs.

Principal inconvénient, frein principal à la location de logiciel de CFAO selon les entreprises : en mode SaaS, les données de l’entreprise sont sous la maîtrise totale de l’éditeur du logiciel. Le client se dépossède de ses données, hébergées sur le cloud, stockées et sécurisées par l’éditeur. Or ces données sont souvent confidentielles, gardiennes d’un savoir-faire précieux. L’entreprise doit avoir une confiance accrue dans la société éditrice de logiciels de CFAO pour lui en confier la conservation et la sécurisation. En tout état de cause, impossible de supprimer le risque de voir la société éditrice disparaître, auquel cas les données sont potentiellement perdues.

A noter : risque supplémentaire en location de logiciel, une coupure momentanée du réseau empêche l’entreprise d’accéder à sa solution CFAO.

 

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Avantages et inconvénients de l’achat de licence de logiciel de CFAO.

Modèle économique traditionnel, l’achat de licence consiste à payer en une seule fois le prix d’un logiciel CFAO dont l’entreprise profite immédiatement et définitivement des fonctionnalités.

Argument phare en faveur de l’achat de licence de solution CFAO : vous pouvez vous offrir du sur-mesure. En adaptant les fonctionnalités de l’outil aux spécificités métier, l’entreprise gagne considérablement en temps et en qualité, pour une productivité accrue. Il est d’autant plus profitable dans cette hypothèse de choisir une solution CFAO personnalisable, évolutive en fonction des besoins croissants de l’entreprise.

L’avantage du prix doit également être pris en compte sur une optique de long terme. Acheter une licence de logiciel de CFAO est vite rentabilisé, la location s’avère très vite plus coûteuse.

Autre avantage important : propriétaire de votre solution logicielle, vous maîtrisez parfaitement son utilisation et gardez le contrôle de vos données. Aucun lien de dépendance vis-à-vis d’une société tierce, aucun risque lié à une coupure Internet : vous profitez en toute quiétude des meilleures fonctionnalités de votre logiciel de CFAO.

Les avantages de la location sont les inconvénients de l’achat de licence : l’installation, la prise en main et la mise à jour du logiciel de CFAO requièrent des compétences de base. Alors comment contrer les inconvénients de l’achat de licence ?

  • Choisir un éditeur de logiciel CFAO qui propose une formation et un accompagnement à l’installation et la prise en main de la solution.
  • Opter pour un contrat de maintenance permettant la mise à jour des fonctionnalités par l’éditeur, dès que nécessaire.

 

Conclusion

Dans une optique de rentabilité, TOPSOLID SAS recommande l’achat de licence pour vos logiciels de CFAO. Pour un fonctionnement optimal, nous mettons à votre disposition tous les services nécessaires : formation initiale, accompagnement et maintenance.

Quels sont les avantages d’une solution intégrée CAO/FAO/ERP ?

Quels sont les avantages d’une solution intégrée CAO/FAO/ERP ?

Quel que soit le secteur d’activité professionnel, l’utilisation de logiciels pour automatiser les tâches est à ce jour incontournable pour rester dans la course. De nombreuses entreprises sont encore aujourd’hui dotées de solutions informatiques variées et éparses, chaque outil répondant à un besoin distinct. Ce manque d’interopérabilité va à l’encontre d’une transition numérique réussie, et limite le potentiel de développement de l’entreprise. C’est pourquoi Missler Software, expert en édition de logiciels CFAO et ERP depuis plus de 30 ans, propose une solution entièrement intégrée de modélisation (CAO), fabrication (FAO) et gestion de production (ERP). Fluidité des échanges d’informations, sécurisation des données, gain de temps, amélioration des process et gain de production : découvrez en détail les avantages d’une solution intégrée CAO/FAO/ERP.

1. Centralisez et sauvegardez les données de l’entreprise au sein d’un système d’information unique

 En utilisant une solution intégrée CFAO/ERP, l’entreprise s’offre un espace de stockage unique. Méthodes, savoir-faire, paramètres de conception, résultats… toutes les informations sont regroupées au sein du même système : un avantage organisationnel précieux au service de l’entreprise.

 Au-delà de cet atout pratique, l’entreprise a beaucoup à gagner en préservation de ses actifs incorporels et son savoir-faire sur le long terme. La centralisation des données offre en effet les meilleures chances de pérennité de l’expertise et des process métier. En limitant l’intervention humaine indispensable au maniement et à la saisie de flux d’informations sur des outils CAO, FAO et ERP épars, l’entreprise annihile les risques de fuites, d’erreurs ou de pertes des données. Les avantages concurrentiels sont ainsi sauvegardés intacts, et sur le long terme.

 

2. Allégez le poste budgétaire consacré aux investissements en licences logicielles en se fournissant auprès d’un seul éditeur

 Contrairement aux idées reçues, la solution intégrée n’est pas plus chère qu’un logiciel CAO, un logiciel FAO et un ERP distincts. Au contraire : opter pour un seul outil CAO/FAO/ERP offre un avantage économique non négligeable. Un seul fournisseur pour une prise en compte globale de vos besoins avec une solution unique et un service de mise en place d’autant plus facile et rapide qu’il vous connait bien : le coût global est considérablement réduit. Dans ces conditions, le rapport coût/avantages est largement en faveur de l’entreprise cliente.

 

3. Gagnez du temps sur la saisie de données

 L’automatisation des tâches permise par les solutions logicielles offre un gain de temps considérable – c’est d’ailleurs son enjeu majeur. Pourtant une tâche chronophage et rébarbative subsiste lorsque le manque d’interopérabilité des différents logiciels de l’entreprise fait obstacle à l’échange automatique des informations : la saisie de données. La solution CFAO/ERP intégrée répond à cette problématique : lorsqu’un utilisateur saisit une donnée dans le logiciel centralisé, la donnée est enregistrée et utilisable par tous les autres utilisateurs, à tout moment. Plus besoin de ressaisir les données : les utilisateurs gagnent du temps qu’ils peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

 

4. Réduisez l’erreur humaine lors de l’échange des données

 La tâche de saisie de données manuelle est répétitive au point que les opérations effectuées par l’humain sont sources de nombreuses erreurs – des erreurs a priori minimes qui peuvent pourtant entraîner des conséquences néfastes importantes tout au long de la chaîne de production. En centralisant les informations dans un système unique, l’entreprise gagne – outre en temps – en fiabilité : les données ne sont saisies qu’une seule fois, le logiciel en assure automatiquement la circulation.

5. Privilégiez la conception métier en associant CAO et FAO

 La modélisation est intimement liée à la fabrication, et inversement : l’une ne peut s’affranchir des impératifs de l’autre. En associant CAO et FAO par le biais d’une solution intégrée, tous les intervenants de la chaîne de production disposent de l’intégralité des ressources utiles, en temps réel. Plus besoin d’opérer des allers et retours incessants entre CAO et FAO, plus de risque d’incompatibilité des solutions logicielles : les utilisateurs de l’outil CFAO gagnent du temps.

 

6. Améliorez la traçabilité des opérations

 En centralisant les données détaillées de ses opérations dans un logiciel CFAO unique, l’entreprise conserve une trace sécurisée de l’ensemble de ses process. Cet avantage est utile en vue d’améliorer constamment sa production, en se basant sur les résultats de ses opérations passées. Illustration : l’entreprise souhaite relancer un projet de fabrication en l’améliorant ; au vu des informations obtenues via l’ERP, elle est en mesure de modifier utilement les données de conception ; le process peut alors être aisément revu depuis la phase de modélisation.

 

7. Analysez les données de gestion facilement, rapidement et efficacement

 La solution intégrée permet de lier de manière bidirectionnelle CFAO et ERP : les logiciels communiquent utilement et de manière infaillible. Le logiciel de gestion, en accédant à toutes les données de production du logiciel de modélisation et de fabrication, synthétise et présente les informations nécessaires à optimiser la production. En temps réel, l’entreprise a une vision globale de ses chiffres via une interface claire et complète, et peut ainsi prendre toute mesure visant à améliorer ses performances, en vue de se développer.

 

8. Bénéficiez d’un service client réactif et efficace

 L’utilisation d’une solution intégrée CFAO/ERP réduit le nombre de fournisseurs de l’entreprise. Cet avantage permet de réduire les coûts, mais aussi de bénéficier d’un service client unique. Un seul interlocuteur pour toute question ou difficulté lors de l’utilisation de ses outils logiciels : l’entreprise gagne du temps et simplifie les procédures. Le service client de l’éditeur du logiciel CAO/FAO/ERP jouit d’une compétence transversale experte, la qualité du service s’en ressent.

La gamme de solutions CAO, FAO, ERP TopSolid

Missler Software est à ce jour le seul éditeur à proposer cette solution intégrée innovante. Indispensables pour gagner du temps, réduire sa marge d’erreur, sécuriser et améliorer ses process, les produits TopSolid permettent de s’offrir un avantage concurrentiel de poids. Découvrez dès à présent le logiciel adapté à votre métier.