Entre un tas de livres empilés en vrac et une bibliothèque organisée, classée par références, où tout est facile à trouver, que préférez-vous ? La logique est la même lorsqu’il s’agit de la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Pour faire simple, la GMAO permet de planifier et de piloter les interventions de maintenance en entreprise.

En résumé, c’est le meilleur assistant des techniciens de maintenance. Un logiciel de GMAO met en place un système structuré pour gérer, échanger et suivre les informations liées à l’exploitation et à la maintenance des équipements. La GMAO s’intègre dans une démarche d’optimisation des performances industrielles pour garantir une meilleure efficacité opérationnelle.

Découvrons pourquoi le logiciel de maintenance assistée est devenue l’allié incontournable des entreprises industrielles modernes.

Qu’est-ce que la GMAO ?

La GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, est une méthode de gestion qui s’appuie sur un progiciel spécifique. Son objectif principal est de gérer efficacement les tâches de maintenance au sein d’une entreprise, d’une collectivité territoriale ou d’une administration.

Si l’une de ses fonctions premières est d’offrir une assistance automatisée à la gestion de la maintenance, la GMAO s’étend bien au-delà. Elle peut en effet être utile dans d’autres secteurs de l’entreprise ou de l’administration, comme la production, l’exploitation des équipements, ou encore les services de gestion financière, notamment en matière de renouvellement de parc.

Les progiciels de GMAO couvrent une large gamme de domaines, tels que la gestion d’équipements (inventaire, caractéristiques, dates d’acquisition), la gestion des différentes maintenances (préventive, corrective) avec la production de documents associés comme les demandes d’intervention ou les ordres de travaux, la gestion des stocks, la gestion du personnel et des plannings, et même la gestion des coûts associés à la main d’œuvre et aux fournitures.

Court historique de la GMAO

Autrefois perçue comme une simple tâche de réparation et d’entretien, la maintenance industrielle a progressivement évolué pour devenir un levier stratégique.

Apparu dans les années 70, ce concept a commencé à prendre de l’importance notamment en soulignant la nécessité d’une collaboration étroite entre production et maintenance pour améliorer l’efficacité des sites industriels.

Face à une concurrence accrue entre 1980 et 2000, les entreprises ont cherché à minimiser les arrêts de production en adoptant une maintenance de plus en plus anticipative.

L’essor du numérique et de l’industrie 4.0 a marqué un tournant décisif, intégrant intelligence artificielle, robotique et analyse des données pour optimiser la gestion des équipements.

Dans ce contexte, le logiciel a suivi une transformation majeure, passant de systèmes rudimentaires à des plateformes flexibles et accessibles à distance, adaptées aux nouveaux enjeux industriels. Aujourd’hui elle utilise le cloud, avec des fonctionnalités complètes et des interfaces utilisateurs beaucoup plus intuitives.

GMAO : les principales fonctionnalités

La GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, est bien plus qu’un simple outil de gestion de maintenance. Elle est le cœur battant de la fonction maintenance dans l’industrie, centralisant une multitude d’informations et de processus essentiels pour assurer une maintenance efficace et optimisée. Voici les principales fonctionnalités d’une GMAO moderne et efficiente :

• Centralisation des informations: l’outil permet de centraliser toutes les informations relatives aux équipements, qu’il s’agisse de leur catégorisation, localisation, ou fonction.
• Gestion des ressources: elle offre une vue d’ensemble des ressources de l’entreprise, qu’elles soient matérielles ou humaines, en tenant compte de leur disponibilité et compétence.
• Inventaire des pièces de rechange: elle assure la gestion de l’inventaire des pièces de rechange, facilitant ainsi le réapprovisionnement en temps voulu.
• Planification et suivi des travaux de maintenance: que ce soit pour la maintenance corrective, préventive, conditionnelle ou prédictive, la GMAO permet de planifier, exécuter et suivre les travaux de maintenance.
• Communication entre intervenants: la GMAO facilite la communication entre les différents acteurs impliqués dans la maintenance, assurant ainsi une meilleure coordination.
• Analyse et indicateurs de performances(KPI) : grâce à des tableaux de bord et des outils d’analyse, la GMAO permet d’évaluer la performance de la maintenance, d’identifier les points d’amélioration et de prendre des décisions éclairées.
• Liens avec d’autres systèmes: la GMAO peut être couplée à d’autres systèmes, tels que les systèmes de production ou comptables, permettant ainsi un transfert d’information sans erreur et une meilleure coordination entre les différents départements de l’entreprise.
• Adaptabilité à différents secteurs d’activité: bien que largement utilisée dans l’industrie manufacturière, la GMAO est également pertinente pour d’autres secteurs nécessitant l’utilisation d’équipements lourds et un suivi rigoureux des opérations, tels que l’agroalimentaire, l’aérospatiale et le transport.

Quels sont les avantages de la GMAO ?

Un logiciel de gestion de maintenance offre de nombreux avantages qui contribuent à une meilleure gestion des ressources et des équipements d’une entreprise. En voici quelques-uns :

• Optimisation des coûts de maintenance: la gestion de maintenance assistée permet de suivre en temps réel les coûts associés à la maintenance, ce qui aide les entreprises à identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.
• Amélioration de la productivité: grâce à la centralisation des informations et à la planification des interventions, les équipes de maintenance peuvent travailler de manière plus efficace et réduire les temps d’arrêt des équipements.
• Augmentation de la durée de vie des équipements: en assurant un suivi régulier et en anticipant les besoins de maintenance, il est possible de prolonger la durée de vie des machines et des installations.
• Réduction des risques: la solution permet de mieux anticiper les pannes potentielles et d’intervenir avant qu’elles ne surviennent, réduisant ainsi les risques associés à des défaillances matérielles.
• Meilleure gestion des stocks: le logiciel offre une vision claire des pièces détachées en stock, évitant ainsi les ruptures et les surstocks.
• Facilité d’utilisation et d’accès: les solutions modernes de GMAO sont souvent accessibles via des interfaces intuitives et peuvent être consultées à distance, offrant ainsi une grande flexibilité aux équipes de maintenance.
• Amélioration de la communication interne: la centralisation des informations facilite la communication entre les différents services de l’entreprise, permettant une meilleure coordination des interventions.
• Suivi en temps réel: elle offre une visibilité instantanée sur l’état des équipements, les interventions en cours et les actions à prévoir.
• Historique des interventions: la conservation des données relatives aux interventions passées permet d’analyser les tendances, d’identifier les problèmes récurrents et d’apporter des améliorations continues.
• Conformité réglementaire: la GMAO aide les entreprises à se conformer aux normes et réglementations en vigueur en matière de maintenance, en assurant un suivi rigoureux des interventions et des contrôles.

La gamme de solutions CAO, FAO, PDM et ERP TopSolid

Comment optimiser la maintenance avec la GMAO ?

En centralisant toutes les données essentielles à la gestion des équipements, la GMAO garantit un suivi en temps réel, pour éviter mauvaises surprises et arrêts imprévus.

Avec une maintenance préventive bien orchestrée, fini le mode pompier ! Les opérations sont planifiées en amont ; vous réduisez les risques de panne et prolongez la durée de vie des équipements. Et pour piloter tout ça, les tableaux de bord proposent une vue d’ensemble claire des indicateurs clés.

La GMAO aide à améliorer la productivité de l’entreprise, en automatisant les processus de maintenance, pour une meilleure gestion des interventions et une disponibilité des équipements.

Comment choisir un logiciel de GMAO ?

Sélectionner un logiciel de gestion de maintenance adapté à votre entreprise repose sur plusieurs critères essentiels. Avant tout, vous devez analyser les fonctionnalités proposées par l’éditeur : gestion des équipements, suivi des interventions, planification de la maintenance préventive et connectivité avec d’autres outils. Une solution de gestion performante doit être intuitive, évolutive et accessible sur différents supports (PC, tablette, mobile), en mode off et online.

Pour trouver le meilleur logiciel, évaluez également sa facilité d’intégration à votre organisation, son coût total (l’infrastructure comme le coût de la licence ou de l’achat de matériel, l’outil en lui-même et la mise en œuvre avec les formations par exemple) et la qualité du support client. Comparer plusieurs solutions et tester des démonstrations vous aidera à choisir le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins en maintenance.

Quels logiciels de GMAO existent ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de GMAO industrielle, adaptées aux besoins des entreprises de toutes tailles. Parmi les meilleurs logiciels, on trouve des outils en SaaS accessibles en ligne ainsi que des logiciels installés sur site. Un comparatif des principales solutions permet d’évaluer les options disponibles : gestion des interventions, maintenance préventive, suivi des équipements ou encore intégration avec d’autres systèmes ERP ou IoT.

Comment mettre en place une GMAO ?

La mise en place d’une GMAO efficace repose sur plusieurs étapes clés. Premièrement vous devez définir les objectifs qui peuvent être une réduction des coûts de maintenance, une amélioration de la disponibilité des équipements, ou encore une optimisation des ressources. Deuxièmement, vous devez évaluer vos besoins en identifiant les processus existants et les contraintes spécifiques à l’entreprise.

Une fois que vous y verrez plus clair, avec une bonne planification, vous pourrez faire votre choix de solution et procéder à l’intégration du logiciel dans votre système d’information. Enfin, le déploiement doit être progressif, avec un suivi régulier des performances pour ajuster la solution et maximiser ses bénéfices.

Que choisir entre GMAO ou ERP ?

Opter pour un logiciel de GMAO

Initialement apparue dans les années 80, la GMAO était perçue comme une simple base d’informations listant les équipements disponibles et les opérations de maintenance réalisées. Avec le temps, elle a évolué pour couvrir l’ensemble des activités de maintenance des entreprises, englobant les achats, les stocks, le personnel et les interventions préventives. Une GMAO moderne permet notamment de :

• Décrire les équipements, installations et bâtiments à entretenir.
• Identifier et planifier les interventions de maintenance pour prévenir les pannes.
• Gérer les achats, stocks et inventaires de pièces de rechange.
• Planifier les opérations de maintenance et allouer les ressources en fonction des besoins.
• Organiser les audits et les mises en conformité.
• Gérer les tâches via un système de workflow.

Choisir un module maintenance d’ERP

Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) permettent de gérer l’ensemble des actifs de l’entreprise sur une base de données commune. La plupart des ERP du marché intègrent un module de gestion de la maintenance couvrant les fonctions similaires à un logiciel de GMAO. Ce module s’appuie sur d’autres applications de l’ERP pour une meilleure remontée d’information et une évaluation optimisée des coûts. Il contribue à améliorer la disponibilité des équipements, la durée de vie des machines, la répartition des charges de travail de l’équipe de maintenance, le partage de l’information, la sécurité des installations et la maîtrise des coûts de maintenance.

TopSolid’ERP : une solution complète qui intègre un module GMAO

TopSolid’ERP se distingue comme étant la solution ERP la plus aboutie en matière de gestion de production, de management de la qualité et de gestion de la traçabilité. Que ce soit pour les ventes, les achats, les stocks ou la production, TopSolid’ERP garantit une traçabilité complète des produits et des processus. Son module GMAO est un atout majeur pour le suivi de l’état des équipements, assurant ainsi une production optimisée. Les déclarations de maintenances correctives et la planification des maintenances préventives sont essentielles pour maximiser la productivité. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

Et le chef de l’orchestre est souvent incarné par le logiciel chargé de gérer les ressources de l’entreprise (Enterprise Resource Planning ou ERP). Un ERP mal choisi peut créer de la confusion et nuire à la performance globale de l’entreprise. Et inversement.

Qu’est-ce qu’un ERP au juste ? Pourquoi une entreprise industrielle peut en avoir besoin et comment sélectionner le bon système pour vos besoins spécifiques ? On vous dit tout !

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Définition logiciel ERP et principe de base

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une suite de programmes intégrés conçus pour gérer de manière centralisée et harmonisée toutes les facettes d’une entreprise. Ressources humaines, production, gestion des stocks, mais aussi ventes, finances et relation client, l’ERP permet de fluidifier la circulation de l’information et d’optimiser les processus métier. La notion “d’intégration” est capitale à comprendre. Car l’une des forces majeures d’un ERP, c’est de pouvoir faire communiquer des modules qui a priori n’ont rien à voir entre eux.

Sans ERP, votre entreprise est contrainte d’utiliser des systèmes séparés pour gérer ses différents départements. Comptabilité sur un logiciel, ventes sur un autre, production sur un troisième… Un tel système engendre des problèmes de communication, des erreurs dues à la double saisie des données, des pertes de temps, et un manque de visibilité globale.

Avec un ERP, vous n’avez plus qu’un seul système, qui harmonise tous les systèmes précédemment évoqués. Et bien d’autres. L’ERP offre en effet une visibilité d’ensemble, en temps réel.

Le rôle de l’ERP dans le secteur industriel : intégration de tous les processus métier

Dans le secteur industriel, l’ERP joue un rôle clé en facilitant la gestion des processus de production complexes. Il permet non seulement de suivre les coûts de production en temps réel, de gérer les stocks et de planifier la production, mais aussi d’intégrer ces processus avec les autres fonctions de l’entreprise, comme les ventes et la finance.

Imaginez que vous soyez un fabricant d’équipements industriels. Sans ERP, chaque commande de client déclenche une cascade de communications manuelles entre les ventes, la production et la logistique, ralentissant le processus et créant des marges d’erreur. Avec l’implémentation d’un ERP, les commandes des clients sont automatiquement transmises de la vente à la production et à la logistique, réduisant le temps de cycle et minimisant les erreurs. De plus, l’ERP permet à l’entreprise de suivre en temps réel les coûts de production, la disponibilité des stocks et l’état des commandes, améliorant ainsi l’efficacité et la transparence de l’ensemble de l’entreprise.

La communication entre les différents modules d’un ERP est sans limite. Autre exemple : faire communiquer entre eux la vente, la production et la logistique permet de traiter de manière beaucoup plus fluide les commandes clients, avec des délais de livraisons raccourcis.

Les impacts de ce type de gestion se font sentir jusque dans la satisfaction des clients et donc la réputation de l’entreprise.

Comme si notre chef d’orchestre – l’ERP – était capable de s’assurer que chaque musicien – chaque département – joue en harmonie avec les autres, créant ainsi une « symphonie » d’efficacité et de productivité.

Quel est le meilleur logiciel ERP ?

SAP, Oracle, NetSuite, Sage… Il existe de nombreux logiciels ERP sur le marché, mais difficile d’en désigner un comme le meilleur tant la réponse à cette question dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. En revanche, voici une liste de 10 critères à prendre en compte pour guider votre choix en tant qu’entreprise industrielle.

1. Adaptabilité au secteur industriel : L’ERP doit être conçu ou adaptable pour répondre aux spécificités du secteur industriel, comme la gestion de la production, la planification des ressources, le contrôle qualité, etc.
2. Évolutivité : L’ERP devrait pouvoir s’adapter à la croissance de l’entreprise, tant en termes de nombre d’utilisateurs que de volume de données à traiter.
3. Intégration avec les systèmes existants : L’ERP doit pouvoir s’intégrer de manière transparente avec les autres systèmes d’information déjà utilisés par l’entreprise, comme les systèmes de gestion des relations clients (CRM) ou les outils de Business Intelligence.
4. Facilité d’utilisation : L’interface utilisateur doit être intuitive et facile à utiliser pour tous les employés, quel que soit leur niveau de compétence technique. Une formation doit également être disponible pour assurer une adoption rapide.
5. Support et maintenance : Le fournisseur de l’ERP doit offrir un support technique réactif et une maintenance régulière pour garantir le bon fonctionnement du système.
6. Personnalisation : L’ERP doit permettre des personnalisations pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse de workflows personnalisés, de champs de données supplémentaires, etc.
7. Sécurité : Compte tenu de la sensibilité des données qu’il manipule, l’ERP doit offrir des garanties solides en matière de sécurité, notamment en ce qui concerne la protection des données, le cryptage, les contrôles d’accès, etc.
8. Rapports et analyse : L’ERP doit proposer des outils d’analyse et de rapport efficaces pour aider les décideurs de l’entreprise à prendre des décisions éclairées.
9. Coût : Bien entendu, le coût de l’ERP est un critère important. Cela inclut non seulement le coût initial d’achat du logiciel, mais aussi les coûts de mise en œuvre, de formation, de maintenance et de mise à niveau.
10. Fiabilité du fournisseur : Enfin, il est crucial de choisir un fournisseur d’ERP fiable et réputé, qui a démontré son engagement envers la satisfaction des clients et l’innovation continue.

La gamme de solutions CAO, FAO, PDM et ERP TopSolid

Le logiciel TopSolid’Erp : une solution adaptée à l’industrie

TopSolid’Erp, c’est un système tout-en-un qui optimise vos processus de production. Il facilite la communication entre vos départements pour une prise de décision rapide et pertinente.

Avec TopSolid’Erp, vous pouvez planifier votre production de manière efficace et conforme à vos objectifs commerciaux. La conception, la fabrication, l’approvisionnement, la gestion des stocks, tout est géré efficacement.

Il simplifie aussi la maintenance de vos équipements pour minimiser les interruptions et prolonger leur durée de vie. Grâce à son système de Gestion Électronique de Documents, il favorise l’accès à l’information et la collaboration.

L’échange de données avec vos fournisseurs et clients est quant à lui fluidifié pour automatiser vos transactions et réduire les erreurs.

Enfin, la gestion des achats et des stocks est simplifiée pour un contrôle optimal et une réduction des coûts. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !

La réforme de la facturation électronique

• L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 de la loi de finance 2020 a confirmé le calendrier de généralisation de la facturation électronique.

• L’article 153 indique que « les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises
sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée ».

• La mise en place du Contrôle des Transactions en Continu (CTC) a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA, d’apporter des gains de productivité grâce à la dématérialisation et de simplifier à terme les obligations déclaratives de TVA.

• Il rend obligatoire l’échange électronique de factures pour les transactions domestiques entre assujettis à la TVA (e-invoicing B2B [Business-to-Business]) complété par l’obligation de transmission de données complémentaires à l’administration pour les transactions interentreprises non domestiques appelé B2B International, et entre les entreprises et le consommateur final en France appelé B2C (Business-to-Consumer), ainsi qu’avec les données de paiement des transactions. La transmission de ces données est appelée e-reporting.

Le calendrier de la réforme

Le dispositif se déploiera progressivement jusqu’en 2026.

• Dès le 1er juillet 2024, toute entreprise assujettie à la TVA sera dans l’obligation d’utiliser le dispositif dès lors
que le fournisseur sera dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.

• L’obligation pour les émissions de factures est échelonnée de juillet 2024 à janvier 2026.

Qu’entend-on par facture électronique ?

• Conformément à l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

• Une facture scannée, imprimée puis numérisée avant envoi ou générée en PDF ordinaire avec envoi par mail ne sera pas considérée comme facture électronique au sens du dispositif.

• Une facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique. Elle doit contenir les mentions obligatoires et garantir l’intégrité du contenu (la facture ne doit pas être modifiée), l’authenticité de l’origine (garantir l’identité de l’émetteur) et la lisibilité (le fichier doit être lisible par tous).

• Conformément au Décret n°22-1299 du 7 octobre 2022 , rappel des nouvelles mentions obligatoires devant être présentes sur les factures :

• Le numéro SIREN (ou SIRET) du client (s’il est établi en France).
• L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation et de l’adresse du client.
• La nature de l’opération qui donne lieu à la création de la facture (vente de biens, vente de prestations de service ou opérations mixtes)
• Mention “Option pour le paiement de la TVA d’après les débits” lorsque l’entreprise assujettie a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits.
• Le Portail Public de Facturation (PPF), qui centralisera à terme la totalité des transactions de facturation en France, accepte trois formats structurés : UBL (xml), CII (xml) et Factur-X (mixte PDF/A3-xml)

Le dispositif

Les transactions s’effectueront via l’écosystème du portail public de facturation appelé « Schéma en Y » :

• Pour assurer l’adressage des factures aux bons destinataires, un annuaire des entreprises est centralisé et accessible par le Portail public de facturation (PPF) ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

• Pour s’assurer de recevoir les factures (obligation au 1er juillet 2024), toutes les entreprises assujetties doivent s’identifier dans l’annuaire.

• Chaque entreprise devra également choisir au moins une plateforme (PDP ou PPF) avant juillet 2024.

• Attention, ne pas se précipiter dans le choix d’une plateforme PDP. À ce jour aucune plateforme privée n’est immatriculée. La liste des PDP immatriculées devrait être communiquée dans le courant du dernier trimestre 2023.

• Il est important d’analyser et d’identifier ses besoins, de s’informer sur le périmètre des prestations proposées par le PPF ou les PDP, et de s’assurer que ces services seront bien en adéquation avec les besoins.

• Les services du Portail Public de facturation gratuits sont détaillés sur le lien suivant : Services-du-Portail-Public-deFacturation

• Dans la situation de flux EDI déjà en place et opérationnels, le dispositif n’impose pas de remettre en cause la
solution en place. Certains prestataires de service EDI se positionnent comme candidat PDP, d’autres comme OD.
Il faut simplement s’assurer que le prestataire EDI, s’il se positionne comme OD, assurera la connexion avec la plateforme que vous choisirez.

La facturation électronique avec TopSolid’Erp

Topsolid ne se positionne pas comme candidat PDP. Cependant, pour faciliter les transactions de factures au sein de ce nouveau dispositif, un nouveau module « TopSolid’Erp / Facturx » permettra de réceptionner ou d’émettre les factures au format Factur-X qui est l’un des trois formats du socle accepté par le PPF et que les PDP doivent être en mesure de gérer également.

Factur-X est un format de facture électronique basé sur les standards franco-allemands en respect de la norme sémantique européenne EN16931 publiée par le Comité Européen de Normalisation (CEN) en 2017.

Avantage de Factur-X : c’est un format dit « hybride » ou « mixte » qui se compose à la fois du format lisible de la facture (fichier PDF/A3) contenant toutes les données utiles à son traitement, et des données de facture en fichier structuré (xml) permettant aux systèmes d’information de procéder à une intégration automatisée.

Le choix du PPF comme plateforme est possible, néanmoins nous vous conseillons de passer par un OD. La liaison entre « TopSolid’Erp / Facturx » et la solution OD devra être validée par nos services techniques puisque dépendante des outils proposés par le prestataire. Il en est de même pour les connexions PDP. Nous serons en mesure de réaliser des tests de connexion avec certaines PDP lorsque la liste des immatriculations sera diffusée.

Le nouveau module « Facturx » de TopSolid’Erp se positionne comme un « sas » de réception/émission de factures entre la base de données de TopSolid’Erp et la plateforme (OD/PPF – OD/PDP – PDP). Il sera compatible avec les versions 5.12 et 5.16 de TopSolid’Erp.

Le travail de préparation pour les entreprises

• La transition vers la facture électronique va sans doute engager des changements d’habitudes et des actions à prévoir pour être prêt lorsque vous serez concernés par les obligations du dispositif.

• Voici quelques conseils sur les actions à mener :

• Vérifier les informations des fiches tiers clients et fournisseurs (Adresses, SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire,
IBAN, …).

• Vérifier la conformité des factures au regard des informations obligatoires (https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires).

• Vérifier la concordance de votre plan comptable avec les tiers et articles de TopSolid’Erp.

• Auditer les processus de facturations, achats et ventes et identifier les éventuelles nouvelles pratiques
à mettre en place (export, B2C, autoliquidation, factures rectificatives, acomptes, avoirs, …).

• Ce travail d’audit interne est très important. Il permet d’identifier vos besoins par rapport aux règles des cas d’usages
standardisés et orienter sur le choix de la plateforme en fonction des prestations proposées.

• Consulter votre expert-comptable.

S’informer, rester en veille sur les parutions officielles de l’administration fiscale.

https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises
https://fnfe-mpe.org/reforme-2024-2026/
https://www.impots.gouv.fr/…donnees-de-facture-a-transmettre-sous-format-structure (pdf)
https://www.impots.gouv.fr/…donnees-de-transactions-a-transmettre-sous-format-structure (pdf)
https://www.impots.gouv.fr/…FAQ – Facturation électronique (pdf)

Mise en œuvre

Le coût de la mise en place de Factur-X va varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que vos besoins sur le niveau d’automatisation souhaité, si EDI ou pas, vos ressources disponibles et les prestataires de services que vous choisissez. Par exemple les tarifs des OD et PDP dépendront des fonctionnalités que vous proposeront ces acteurs. Cependant vous pouvez éventuellement recourir au service du PPF qui est gratuit, mais en contrepartie, vous ne bénéficierez que d’un service minimum.

Vous devrez également préparer votre système d’information pour respecter les exigences Factur-X, et il important de sensibiliser et de former votre personnel sur la facturation électronique.

Élément central de l’industrie 4.0, un ERP (Entreprise Ressource Planning) est un logiciel de gestion qui permet de planifier les ressources d’une entreprise tout en optimisant ses coûts. Outil indispensable, l’ERP facilite l’accès et la saisie des données et s’adapte aux évolutions de l’entreprise. Pour que l’adoption de l’ERP se fasse sereinement, il est important de procéder par étapes. Voici la marche à suivre pour déployer au mieux votre projet d’ERP.

1. Définir les besoins de son entreprise

Les questions à se poser

Avant toute chose, il est nécessaire d’établir un diagnostic permettant d’évaluer les besoins que l’ERP doit satisfaire. Pour cela, il est essentiel de formuler des questions concrètes :

• Quelles sont les données majeures de l’entreprise dans le cadre de ce projet ? Stocks, coûts, production, approvisionnements… Autant de données qui vont permettront de définir clairement votre projet ERP.
• Quelles sont les raisons qui justifient la mise en place d’un ERP ? Elles sont souvent multiples et dépendent de la taille et de l’activité de l’entreprise. Cela peut être la volonté d’améliorer le suivi et l’exploitation des données, l’envie de remplacer une solution qui ne correspond plus aux évolutions de l’entreprise ou la décision d’en globaliser sa gestion.
• Qu’est-ce que l’ERP va permettre d’améliorer au sein de l’entreprise ? La modélisation plus précise des données techniques, la favorisation du travail collaboratif ou encore la coordination des services sont autant d’améliorations potentielles qui justifient le déploiement d’un ERP.

La rédaction du cahier des charges

Une fois les besoins et les attentes de l’entreprise précisés, il faut maintenant les mettre par écrit pour valider le projet et de disposer d’une marche à suivre à consulter en cas de doute. Le cahier des charges explicite les besoins et les objectifs précédemment déterminés et précise le déroulement du projet, ses spécificités et ses contraintes potentielles. Plus celui-ci est précis, plus l’entreprise gagne du temps au moment de comparer plusieurs ERP et met toutes les chances de son côté pour choisir la solution la plus adaptée à ses besoins.

2. Monter une équipe spécifique à la gestion du projet ERP

Mettre en place une équipe soudée et compétente est l’un des principaux enjeux pour mener à bien un projet d’ERP. Il n’y a pas d’effectif recommandé, car celui-ci dépendra de la taille de l’entreprise et du niveau de complexité de l’outil choisi. Néanmoins, l’équipe doit systématiquement avoir un chef de projet nommé en interne. Il est important de choisir une personne avec une connaissance globale de l’entreprise afin de bien faire ressortir les différentes activités de celle-ci.
Impliquer la direction de l’entreprise est aussi un bon moyen d’assurer le bon déploiement du projet d’ERP. Il faut notamment s’assurer qu’elle soit bien présente au moment de prendre les décisions stratégiques pour éviter les conflits.

3. Choisir un logiciel ERP adapté à ses besoins

Une fois l’équipe montée, il est temps de choisir l’ERP qui s’adaptera le mieux aux besoins de l’entreprise. Il existe beaucoup de solutions sur le marché, il faut donc déterminer laquelle il est préférable de choisir selon les enjeux de transformation digitale visés.

Faire le choix d’un ERP sur mesure

La première solution consiste à choisir un ERP « sur mesure », c’est-à-dire un ERP spécialement conçu pour les problématiques d’une entreprise à un moment précis. S’il est performant, cet outil présente tout de même des failles : il représente une charge financière conséquente pour les entreprises et sa pérennité est fragile car elle repose généralement sur une seule personne. De plus, l’ultra spécification de l’outil rend son adaptabilité plus compliquée en cas de changements dans l’entreprise. Il est donc souvent conseillé de choisir un ERP standard, moins onéreux et plus malléable.

ERP généraliste ou ERP métier ?

Un ERP dit « généraliste » nécessite une verticalisation, c’est-à-dire qu’il implique l’intervention d’un intégrateur projet qui va adapter ce modèle standard aux spécificités de l’entreprise. En effet, l’intégrateur projet doit tout d’abord assimiler ces spécificités métier avant d’adapter l’ERP généraliste. Cette solution est tout à fait possible mais elle demande un travail important et technique au coût élevé. Selon son budget, ce n’est donc pas forcément la solution à privilégier pour l’entreprise.

A l’inverse, il est aussi possible d’opter pour ERP orienté métier qui constitue une solution prête à l’emploi. Pensée par un éditeur spécialisé en fonction des problématiques spécifiques à tel ou tel métier, cette solution nécessite donc peu d’adaptations fonctionnelles. De plus, ses fonctionnalités ont été développées et améliorées grâce à différents retours d’expérience, ce qui lui offre une efficacité supplémentaire. Facile d’utilisation, rapide et adaptable, l’ERP métier s’impose comme une solution avantageuse financièrement et particulièrement efficace.

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4. Communiquer auprès de ses collaborateurs

Informer et communiquer auprès de ses collaborateurs sur toute la durée du projet est nécessaire pour le mener à bien. L’équipe projet aura donc la charge de communiquer avant, pendant et après le projet pour que la transition se fasse au mieux. Voilà trois points qui nous semblent essentiels à aborder :

Quelles sont les raisons du déploiement de l’ERP dans l’entreprise ?

Qui est concerné par ce changement ? (pôle logistique, RH, communication…)

Comment va se dérouler la mise en place de l’ERP dans l’entreprise ?

5. Lancer le déploiement

Après avoir choisi le bon ERP, il est désormais temps de passer au déploiement du logiciel. Pour cela, il y a plusieurs étapes à respecter.

D’abord, il s’agit de paramétrer l’ERP : c’est une étape primordiale permettant d’aligner le progiciel aux problématiques identifiées lors du diagnostic. Deuxièmement il faut tester l’ERP autant de fois qu’il faudra pour ajuster l’outil aux besoins définis. Enfin, il est possible de déployer l’ERP en veillant à sa maintenance pour qu’il reste le plus efficace possible dans la durée.

Pour gérer au mieux le déploiement opérationnel du logiciel, certains éditeurs tels que TOPSOLID proposent des journées méthodologiques pour aider les utilisateurs à se familiariser avec le nouvel outil. Dans ce cadre, un interlocuteur TOPSOLID se déplace dans vos locaux pour former vos équipes au nouvel outil et répondre à leurs questions. Il est également important d’étudier l’accompagnement proposé à plus long terme. TOPSOLID propose par exemple une hotline qui synthétise les besoins des clients et transmet les informations aux agences.

• Lire aussi : Comment TOPSOLID vous accompagne dans tout le process d’utilisation de votre logiciel CFAO

6. Former ses collaborateurs

C’est une étape majeure du déploiement. Maintenant que l’ERP est installé, il ne faut pas oublier de former ses collaborateurs. Un éditeur qui s’adapte aux évolutions internes de l’entreprise est primordial pour être efficace. Pour un bon investissement, la formation des utilisateurs doit se faire de manière continue dans l’entreprise.

Le déploiement d’un ERP comprend donc plusieurs étapes essentielles allant du diagnostic des besoins à la formation des collaborateurs. Quel que soit son choix d’ERP, il est en tout cas essentiel pour une entreprise de réfléchir longuement au projet en amont afin de définir la solution la plus adaptée à ses besoins à long terme.

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