Une bibliothèque bien ordonnée, où chaque document est à sa place, accessible en un instant, sans risque de perte ni de détérioration ? C’est exactement ce que permet un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents), un outil essentiel pour la gestion documentaire en entreprise.

Plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou de perdre du temps à retrouver un fichier égaré. Grâce à la dématérialisation, chaque donnée est stockée, organisée et sécurisée dans un système numérique centralisé. Plans techniques, factures, contrats, documents RH… tout est structuré et accessible en fonction des droits d’accès définis. Voyons en détail comment choisir la meilleure solution pour votre entreprise et tirer pleinement parti de la gestion électronique des documents.

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents désigne un système informatique de gestion des documents qui permet aux entreprises de dématérialiser, organiser, stocker, partager et sécuriser leurs fichiers numériques.

Ce type de solution remplace la gestion traditionnelle des documents papier en offrant des fonctionnalités avancées comme l’indexation automatique, la recherche rapide, le contrôle des versions et la gestion des droits d’accès. Un logiciel de gestion électronique optimise les flux documentaires et améliore la productivité puisque l’ensemble des informations essentielles sont consultables au sein d’une plateforme unique, accessible aux collaborateurs en fonction de leurs autorisations.

Comment optimiser la gestion documentaire ?

L’optimisation de la gestion documentaire repose sur plusieurs leviers essentiels : automatiser les processus, structurer les flux de travail et centraliser la gestion des documents. Voici les étapes clés pour y arriver.

1. Centraliser la gestion des flux documentaires

L’un des principaux défis dans la gestion documentaire est la dispersion des fichiers entre différents services, plateformes et supports (emails, serveurs locaux, cloud, papier, etc.). Aussi, plusieurs actions peuvent limiter ce risque :

• Mettre en place un logiciel de GED : c’est évidemment la première action à mettre en place dans l’entreprise. Elle oblige l’ensemble des collaborateurs à regrouper chaque document en un seul espace sécurisé et accessible.
• Définir des règles de stockage claires et supprimer automatiquement les versions non utilisées pour éviter les doublons et les fichiers obsolètes.
• Privilégier le stockage cloud sécurisé.
• Mettre en place une arborescence de classement avec des catégories et des tags pertinents pour retrouver rapidement les fichiers nécessaires.

Grâce à cette centralisation, les équipes accèdent plus facilement aux documents et évitent les pertes d’informations dues à une gestion éclatée.

2. Automatiser les processus documentaires

L’automatisation des tâches est sur toutes les lèvres. L’appliquer aux processus documentaires devient donc une évidence… et voici en quoi elle est particulièrement utile :

• Indexer automatiquement les documents en extrayant des métadonnées (dates, clients, numéros de facture, etc.) grâce à des outils d’intelligence artificielle et d’OCR (reconnaissance optique de caractères).
• Générer des flux de validation automatiques : par exemple, une facture peut être envoyée automatiquement à un responsable pour approbation sans nécessiter d’intervention manuelle.
• Archiver les documents selon des règles préétablies : un document peut être déplacé vers un dossier spécifique après une période donnée ou être supprimé après expiration de sa durée légale de conservation.
• Envoyer des notifications et alertes pour signaler les échéances importantes (renouvellement de contrat, mise à jour de document, validation en attente, etc.).

3. Structurer les flux de travail documentaires

Qui dit workflow, dit documents qui circulent sans encombre. Pour cela, il est donc important de :

• Définir des circuits de validation pour les documents nécessitant plusieurs approbations (factures, contrats, devis, etc.).
• Attribuer des rôles et permissions spécifiques à chaque utilisateur selon son activité.
• Tracer toutes les modifications apportées aux documents.
• Faciliter la collaboration : possibilité de rajouter des commentaires, partager des versions et signer électroniquement.

Quels sont les avantages de la GED ?

La GED, c’est moins de paperasse et plus d’efficacité. Voici ses atouts clés.

Gain de temps avec un accès rapide et structuré aux documents

Dans de nombreuses entreprises, retrouver un document peut être un véritable casse-tête. Entre les classeurs papier, les fichiers stockés sur divers serveurs et les emails, la perte de temps peut être considérable.

Avec une GED bien organisée, les documents sont :

• Classés automatiquement grâce à des métadonnées et une arborescence logique.
• Facilement accessibles via une recherche avancée, par mots-clés, auteur, date ou type de fichier.
• Consultables à distance, depuis n’importe quel appareil connecté, évitant les allers-retours incessants entre bureaux ou services.

Réduction des coûts liés aux impressions et au stockage physique

L’archivage papier représente un coût important pour les entreprises : impressions, classeurs, espaces de stockage, gestion des archives. De plus, le papier est soumis à des risques de perte, détérioration ou destruction accidentelle (incendie, dégâts des eaux).

Grâce à la GED :

• Les impressions deviennent inutiles.
• Les coûts d’archivage physique sont réduits.
• Moins de matériel bureautique (imprimantes, photocopieurs, papier) = réduction des dépenses.
• Une gestion optimisée des espaces : les bureaux ne sont plus encombrés par des classeurs, et l’entreprise peut économiser sur la location ou l’achat d’espaces de stockage.

Meilleure collaboration entre équipes grâce au partage simplifié des documents

Le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises modernes, notamment avec la généralisation du télétravail et des équipes dispersées géographiquement.

Avec une GED :

• Tous les collaborateurs accèdent aux documents en temps réel, sans attendre qu’un fichier soit envoyé par email ou transféré sur un serveur.
• Les versions des documents sont synchronisées en temps réel.
• Des workflows automatisés peuvent être mis en place.
• Les annotations et commentaires intégrés permettent une meilleure collaboration entre collaborateurs.

La gamme de solutions CAO, FAO, ERP TopSolid

Quelles sont les fonctionnalités indispensables à un logiciel GED ?

Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de gestion électronique des documents, il convient d’examiner en détail les fonctionnalités qui répondront aux besoins spécifiques de l’entreprise. Voici les principales fonctionnalités à analyser avant de prendre une décision :

Gestion des droits d’accès et sécurité

Un bon logiciel de GED doit garantir la confidentialité et la protection des données. Pour cela, il doit permettre de :

• Définir des niveaux d’accès selon les rôles des utilisateurs (lecture, modification, suppression).
• Gérer des droits d’accès personnalisés (surtout pour les documents sensibles).
• Intégrer des protocoles de sécurité avancés (cryptage, double authentification, conformité RGPD).

Indexation et recherche intelligente

L’indexation permet de classer automatiquement les documents :

• Une indexation automatique basée sur le contenu des fichiers.
• Une recherche avancée par mots-clés, métadonnées ou critères spécifiques.
• Une reconnaissance optique des caractères (OCR) pour retrouver des informations dans des documents numérisés.

Automatisation des workflows documentaires

Cette fonctionnalité doit permettre :

• La création de circuits de validation (workflow) pour la validation automatique des documents (factures, contrats, devis…).
• L’assignation automatique des tâches aux collaborateurs concernés.
• Des notifications et rappels pour éviter les oublis dans le traitement des documents.

Archivage et gestion du cycle de vie des documents

La fonctionnalité d’archivage doit intégrer :

• Des règles de conservation et suppression automatique selon la durée légale de rétention des documents.
• Une traçabilité complète des modifications et accès effectués sur chaque document.
• La possibilité de classer les documents par catégories, dates et versions.

Intégration avec d’autres logiciels

Un bon logiciel de GED doit s’intégrer avec les outils déjà utilisés dans l’entreprise, comme :

• Les ERP et CRM pour une synchronisation fluide des données.
• Les logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Workspace) pour modifier les fichiers sans les télécharger.
• Les solutions cloud pour un accès multi-appareils sécurisé.

Facilité d’utilisation et ergonomie

L’adoption d’un logiciel GED dépend aussi de sa prise en main. Il est important qu’il offre :

• Une interface intuitive pour que les collaborateurs puissent l’utiliser sans formation complexe.
• Une organisation claire des documents avec des dossiers et des filtres personnalisables.
• Une version mobile pour accéder aux documents en déplacement.

Conformité légale et normes réglementaires

Un logiciel GED doit respecter les exigences légales en matière de gestion des documents, notamment :

• La conformité RGPD pour protéger les données personnelles.
• La certification NF Z42-013 pour garantir la valeur légale des documents numériques.
• Une gestion avancée des signatures électroniques pour valider des contrats en ligne.

Adopter un logiciel GED, c’est structurer et sécuriser la gestion documentaire tout en facilitant son exploitation au quotidien. TopSolid’Erp va plus loin en intégrant un stockage sécurisé, un contrôle précis des accès et une gestion avancée des révisions et diffusions. Associé à un puissant moteur de recherche et des liens documentaires sur l’ensemble des processus (ventes, achats, production, qualité…), il offre une gestion fluide et conforme aux exigences métier.

Découvrez comment TopSolid’Erp optimise la gestion documentaire et bien plus encore ! On en discute ?

Développez plus vite, travaillez plus intelligemment avec TopSolid’Automation !

Vous utilisez TopSolid au quotidien et souhaitez aller encore plus loin dans l’optimisation de vos processus ? Et si vous pouviez automatiser certaines tâches pour gagner en efficacité, en fiabilité et en sérénité ?

C’est désormais possible grâce au TopSolid Developer Center, une initiative majeure pensée pour les utilisateurs, les développeurs, et tous ceux qui veulent booster leur productivité.

Qu’est-ce que TopSolid’Automation ?

TopSolid’Automation est l’API officielle de TopSolid, conçue pour permettre le pilotage automatisé de vos projets, sans frais supplémentaires.

Elle vous donne la possibilité d’intégrer TopSolid à vos outils internes et de créer des scripts ou applications personnalisées, que ce soit en CAO (CAD), en FAO (CAM) ou sur le noyau (Kernel).

Création automatique de documents, génération de parcours d’usinage, paramétrage dynamique de modèles, contrôle qualité automatisé… les cas d’usage sont multiples et concrets.

Les nouveautés majeures du Developer Center

Pour accompagner le déploiement de cette API, nous avons mis à disposition plusieurs ressources pensées pour faciliter l’apprentissage et encourager l’échange.

Accès à la documentation en ligne

Cette documentation couvre l’ensemble des domaines pris en charge par l’API (Kernel, CAD, CAM, etc.). Elle est enrichie et mise à jour chaque semaine, avec un moteur de recherche intégré pour une navigation rapide. Retrouvez toute la documentation en ligne ici.

Espace collaboratif GitHub

Un espace GitHub a été créé pour rassembler la communauté. Vous y trouverez des exemples de code, des projets types, et une bibliothèque de composants Windows Forms.
Cet espace est ouvert à la contribution : chacun peut y partager ses outils, poser des questions ou enrichir les ressources existantes.

Un parcours de formation accessible à tous

L’automatisation n’est pas réservée aux développeurs expérimentés. C’est pourquoi nous proposons un parcours progressif avec une section « Get Started », des tutoriels détaillés et des exercices d’auto-apprentissage pour découvrir les fondamentaux pas à pas.

La gamme de solutions CAO, FAO, ERP TopSolid

Pourquoi cette initative ?

TopSolid’Automation a été pensée pour répondre à plusieurs objectifs essentiels :

• Améliorer la productivité en réduisant le temps consacré aux tâches répétitives
• Renforcer la qualité et la traçabilité des productions
• Favoriser l’innovation et la collaboration entre utilisateurs de TopSolid
• Créer un écosystème ouvert, dynamique et orienté vers l’avenir

Quel que soit votre domaine (conception, usinage, gestion de projets), cette API vous permet de transformer vos méthodes de travail en profondeur.

Rejoignez la communauté TopSolid’Automation

Vous êtes curieux de voir ce que l’automatisation peut apporter à vos équipes ? Vous avez des idées de projets ou souhaitez simplement apprendre à mieux utiliser votre logiciel ?
Découvrez Le Developer Center en cliquant ici.

Boostez votre productivité. Automatisez l’avenir avec TopSolid.

Aujourd’hui, la réalité virtuelle est partout ou presque. Elle trouve des applications dans de nombreux domaines, allant du divertissement à la recherche, en passant par l’industrie. Elle offre à ses utilisateurs la possibilité de plonger dans des mondes virtuels créés numériquement, leur procurant une expérience immersive et interactive. Dans le contexte spécifique des usines, la réalité virtuelle permet de visualiser les produits et les processus de fabrication comme s’ils existaient déjà. Zoom sur une technologie qui n’a pas fini de faire parler d’elle.

Réalité virtuelle dans l’industrie : de quoi parle-t-on ?

La réalité virtuelle, c’est en quelque sorte une porte ouverte sur un monde parallèle entièrement digitalisé. Dans ce monde, les processus de fabrication prennent vie. Imaginez une usine du futur permettant aux concepteurs, ingénieurs et ouvriers de naviguer dans un environnement numérique immersif. Ils peuvent alors visualiser, manipuler et interagir avec des modèles 3D réalistes de machines, d’installations, et de produits.

Dans un contexte de création de projet, la réalité virtuelle montre toute sa puissance. Par exemple, lors de la conception de pièces ou l’assemblage, il est souvent nécessaire d’itérer, de proposer différents designs, différents matériaux et de placer l’objet dans un environnement adapté… Plus l’environnement de travail est simple et réaliste, plus l’expérience utilisateur sera réussie.

Les concepteurs peuvent littéralement voir ce qui fonctionne ou pas. C’est un complément à la simulation, qui se base principalement sur deux méthodes :

• Le rendu en temps réel : vous pouvez naviguer dans une scène qui vous montre un rendu ultra réaliste de votre projet 3D. La qualité de la lumière, de l’environnement et les différents matériaux sont essentiels pour une bonne immersion.
• La visualisation à l’échelle 1 : en VR, votre moniteur PC est remplacé par un casque de réalité virtuelle qui permet de voir le projet en trois dimensions et à sa vraie taille. Vos clients, collaborateurs et partenaires peuvent vous rejoindre à distance et valider à n’importe quelle phase de la conception du projet.

En ingénierie digitale, on combine réalités virtuelle et augmentée pour créer des prototypes virtuels. Ces deniers peuvent être manipulés, modifiés, déformés et utilisés dans les mêmes conditions que la réalité.

Et la réalité augmentée ?

La réalité augmentée est étroitement liée à la réalité virtuelle. Avec cette seconde technologie, on peut superposer des éléments numériques à l’environnement réel. À l’aide de lunettes spéciales, un expert peut guider à distance un technicien sur le terrain, par exemple. Il est également possible de visualiser des données relatives à une machine, visualiser des modèles 3D à l’échelle réelle de produits, créer des simulations interactives dans des lieux réels… En revanche, elle demande beaucoup de préparation ce qui la rend plus efficace dans la maintenance et la formation que dans la conception.

Industrie : 6 cas d’usage où la réalité virtuelle est utile

Les applications de la réalité virtuelle dans un contexte industriel sont extrêmement nombreuses. Et très efficaces. En voici six…

1.    Formation et simulation

La réalité virtuelle permet de former les employés à des tâches spécifiques sans risques ni coûts associés à des situations réelles. Elle est utilisée dans des domaines tels que l’industrie manufacturière, l’aérospatiale et l’énergie pour simuler des procédures de maintenance, des opérations complexes ou des interventions d’urgence.

2.    Conception et visualisation

Les professionnels de l’industrie peuvent utiliser la réalité virtuelle pour visualiser des prototypes virtuels de produits et d’installations. Cela permet d’évaluer leur ergonomie, de repérer d’éventuels problèmes de conception et de réaliser des modifications avant la phase de production, ce qui permet de réduire les coûts et les délais de développement.

3.    Maintenance et réparation

La réalité virtuelle peut être utilisée pour guider et former les techniciens lors d’opérations de maintenance ou de réparation. Les instructions étape par étape peuvent être affichées en réalité virtuelle, facilitant ainsi le dépannage et réduisant le temps d’arrêt des équipements.

4.    Collaboration à distance

Des équipes réparties à travers le monde peuvent collaborer de manière immersive et en temps réel grâce à la réalité virtuelle. Les employés peuvent partager des espaces virtuels, visualiser et manipuler des modèles 3D, et travailler ensemble sur des projets industriels complexes.

5.    Optimisation des processus

L’analyse et l’optimisation des processus industriels rentrent également dans le champ d’application de la réalité virtuelle. Elle permet de visualiser et de modéliser des flux de production, d’identifier les goulets d’étranglement et d’expérimenter des améliorations virtuelles avant de les mettre en œuvre dans le monde réel.

6.    Sécurité au travail

Il est enfin possible de former des travailleurs à des environnements dangereux ou à des situations d’urgence, comme les incendies ou les accidents industriels. Les simulations virtuelles permettent d’acquérir des compétences en matière de sécurité et de réagir efficacement en cas de danger.

La liste n’est bien sûr pas limitative. La réalité virtuelle peut aider à l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement, à la présentation de produits par les équipes marketing, à concevoir des usines entières, ou encore à faire du contrôle qualité.

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Les avantages de la réalité virtuelle en usine

• Réduction des coûts : en utilisant la réalité virtuelle pour la conception et le prototypage, les entreprises peuvent identifier et résoudre les problèmes de conception plus tôt, ce qui réduit les coûts de développement.
• Amélioration de la productivité : la réalité virtuelle permet d’optimiser les processus industriels, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les erreurs grâce à des simulations et des visualisations précises.
• Collaboration à distance : les équipes dispersées géographiquement peuvent collaborer efficacement grâce à la réalité virtuelle, en partageant des modèles 3D, en annotant des projets et en travaillant ensemble en temps réel.
• Sécurité accrue : en utilisant la réalité virtuelle pour la formation et la simulation, les travailleurs peuvent être formés à des situations dangereuses sans risquer leur sécurité réelle.

Inconvénients

• Sensation d’évasion du monde réel : certains utilisateurs peuvent ressentir une déconnexion avec la réalité lorsqu’ils utilisent la réalité virtuelle, ce qui peut avoir un impact sur leur productivité ou leur engagement dans les tâches réelles.
• Effets sur la santé : certaines personnes peuvent ressentir des effets indésirables tels que des nausées, des vertiges ou des déséquilibres lorsqu’elles utilisent la réalité virtuelle pendant de longues périodes.
• Limitations techniques : la qualité des graphismes et des performances peut varier en fonction des équipements utilisés, ce qui peut affecter l’expérience utilisateur.

TopSolid’Virtual : un logiciel de présentation 3D nouvelle génération

Parfaitement intégré à l’environnement TopSolid, TopSolid’Virtual permet à vos collaborateurs de réaliser des réunions de validation autour des fichiers 3D, sans qu’aucune expertise 3D ne soit requise. Basé sur le moteur de rendu en temps réel le plus avancé du marché, TopSolid Virtual offre une visualisation ultraréaliste, sans aucun temps de calcul. Grâce à la bibliothèque de matériaux, d’environnements et d’objets 3D, vous pouvez transformer votre fichier CAO en une scène réaliste en quelques clics !